Jak rozliczyć koszty ładowania służbowego samochodu elektrycznego?

Elektromobilność w Polsce nabiera tempa – coraz więcej firm decyduje się na wymianę flot spalinowych na samochody elektryczne. Zmiana ta przynosi wymierne korzyści: niższe koszty eksploatacji, pozytywny wpływ na środowisko oraz budowanie wizerunku nowoczesnej i odpowiedzialnej organizacji.

Pojawia się jednak problem, z którym boryka się większość firm flotowych: jak rozliczyć pracownika z kosztów energii elektrycznej zużytej do ładowania auta służbowego, zwłaszcza wtedy, gdy ładowanie odbywa się w domu?

Problem: brak transparentności kosztów

Co do zasady, prąd wykorzystywany do ładowania auta służbowego rozlicza się w analogiczny sposób jak paliwo. Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrot wydatków poniesionych przez pracownika na ładowanie samochodu służbowego – nawet jeśli energia została pobrana w miejscu zamieszkania.

Aby jednak taki zwrot był prawidłowo udokumentowany, należy spełnić określone wymogi formalne. Najważniejszym z nich jest możliwość precyzyjnego pomiaru zużytej energii elektrycznej przypadającej na ładowanie służbowego pojazdu..

Jak w takiej sytuacji prawidłowo udokumentować koszt, by firma mogła go zwrócić pracownikowi i jednocześnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Rozwiązanie: wbudowane liczniki energii w ładowarce AmperePoint P i Q

Najprostszym i najbardziej transparentnym rozwiązaniem jest korzystanie z ładowarek wyposażonych w licznik energii. Urządzenie to pozwala określić dokładnie ile kilowatogodzin (kWh) zostało zużyte. Na tej podstawie pracownik może przedstawić pracodawcy wiarygodne dane, które będą podstawą do rozliczenia zwrotu kosztów. Warto zaznaczyć, że w naszych najnowszych modelach ładowarek – takich jak AmperePoint P oraz AmperePoint Q – wbudowany jest niezerowalny licznik energii, działający niezależnie od tego czy ładowarka jest podłączona do sieci. Dzięki temu zarówno pracownik, jak i pracodawca mają wgląd do historii ładowań i zestawień energetycznych.

Wygląd licznika w modelu Q (należy przytrzymać jednocześnie oba przyciski na ładowarce przez około 5 sekund):

Pełna kontrola dzięki aplikacji Tyua

Co więcej, ładowarki serii Q AmperePoint są zintegrowane z aplikacją Tyua, która daje podgląd historii ładowań. W aplikacji można sprawdzić:

🔸kiedy samochód był ładowany,

🔸przez jaki czas trwało ładowanie,

🔸 ile energii zostało pobrane.

Dzięki temu pracodawca i pracownik mają dostęp do czytelnych raportów, które rozwiązują problem przejrzystości i eliminują potencjalne spory. Dane te można za pomocą aplikacji Tyua, zgrać do pliku .csv co jeszcze bardziej skraca nam czas poświęcony temu zagadnieniu.

Przykładowy plik csv. z aplikacji Tuya

Dlaczego warto wdrożyć ładowarki AmperePoint w firmowej flocie?

🔸 Mniejsze koszty eksploatacyjne pojazdów - Brak konieczności wymiany oleju, filtrów paliwa i napraw układu wydechowego. Samochody elektryczne mają mniej ruchomych części, co przekłada się na niższe koszty konserwacji. Roczne oszczędności na serwisie mogą wynieść nawet 1500–2000 zł w porównaniu do auta spalinowego.

🔸 Proste i przejrzyste rozliczenia – koniec z wątpliwościami, jaką część rachunku za prąd pokrywa auto służbowe.

🔸 Bezpieczeństwo podatkowe – dane z licznika i aplikacji stanowią wiarygodne źródło do zaksięgowania kosztów uzyskania przychodu.

🔸 Wygoda dla pracownika i pracodawcy – jeden system, jedna aplikacja, pełna kontrola.

🔸 Nowoczesny wizerunek firmy – wdrożenie ładowarek AmperePoint to krok w stronę świadomej i efektywnej elektromobilności.

Alternatywnym rozwiązaniem może być montaż licznika energii, natomiast trójfazowy licznik energii to koszt rzędu kilkuset zł, co w przypadku flot może okazać się rozwiązaniem mocno obciążającym finansowo, a również czasochłonnym. 

Wygląd wspomnianego licznika:

Podsumowanie

Przejście na flotę elektryczną to nie tylko oszczędności i ekologia, ale też nowe wyzwania organizacyjne. Jednym z nich jest rozliczanie kosztów energii zużytej przez pracowników na ładowanie aut w domu.

Rozwiązań tego problemu jest parę ale opcją najbardziej optymalną cenowo są właśnie ładowarki AmperePoint P i Q z wbudowanym licznikiem i integracji modelu Q z aplikacją Tuya otrzymujemy kompleksowe rozwiązania, które umożliwiają firmą rozliczać energię równie łatwo jak dotychczas rozliczały paliwo - z pełną przejrzystością i kontrolą.

Pracownik deklaruje pracodawcy stawkę za 1 kWh. Deklaracja ta ma charakter informacyjny, natomiast pracodawca może wymagać okazania umowy z dostawcą energii w celu potwierdzenia, że faktyczna stawka odpowiada wartości zadeklarowanej przez pracownika. Należy przy tym uwzględnić różne taryfy, np. dzienną i nocną.

Przed instalacją ładowarki należy sprawdzić warunki, w jakich pracownik będzie ładował samochód. Dotyczy to w szczególności:

🔸 instalacji elektrycznej i zabezpieczeń,

🔸 spełnienia wymogów formalnych, np. w przypadku montażu w garażach podziemnych, gdzie wymagana jest zgoda spółdzielni mieszkaniowej lub zarządcy nieruchomości.

Nadrzędnym priorytetem powinno być bezpieczeństwo pracownika oraz osób postronnych, w tym odpowiednie zabezpieczenie miejsca ładowania.

Czy służbowa ładowarka może być wykorzystywana do celów prywatnych?
Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy i zależy od stopnia zaufania do pracownika, który powinien rzetelnie deklarować rozdział pomiędzy ładowaniami służbowymi a prywatnymi. Dodatkowo można to weryfikować:

🔸 na podstawie odczytów z licznika poboru energii i porównania ich z raportami ze służbowych ładowań,

🔸 za pomocą aplikacji informującej o czasie i częstotliwości ładowania pojazdu.

*Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Decyzje urzędów są indywidualne, zalecamy konsultację z księgową.